Tramite browser web, i collaboratori possono gestire centinaia di partecipanti, le sponsorizzazioni aziendali per ciascun evento, gestire l’erogazione delle borse di studio fino all’acquisto del materiale da destinare all’evento stesso.
L’applicazione web si basa su cinque elementi fondamentali: un sistema di importazione delle anagrafiche dal CRM aziendale, un sistema per ricevere ed elaborare le partecipazioni individuali, un gestore dei report per l’analisi dei flussi di spesa e di partecipanti per ciascun evento e un gestore di workflow che consente di snellire e velocizzare flussi di lavoro e autorizzativi anche complessi ed un repository centralizzato di documenti riconosciuto da tutto l’azienda.
Attraverso una centralizzazione delle informazioni e una gestione dei permessi granulari per ciascuna tipologia di utente (capo area, informatore scientifico, capo sede e/o agenzia viaggi), è garantito un alto livello di personalizzazione di gestione del dato e delle azioni da eseguire. Gli utenti finali utilizzano la piattaforma con estrema facilità e senza riscontrare difficoltà nel reperire l’informazione desiderata.
Vantaggi di ECM Smart
Grazie alla soluzione ECM Smart, l’intero ciclo di vita di un evento formativo in ambito medico viene elaborato online, con un netto risparmio in termini di tempo e di costi.
Basti pensare a:
- automazione del processo di approvazione e dematerializzazione per evitare che la raccolta delle partecipazioni agli eventi formativi in ambito medico vengano gestite offline con un passaggio di documenti tra i vari dipartimenti aziendali;
- centralizzazione delle informazioni grazie ad un repository di documenti tutta la documentazione relativa ad un evento formativo viene raccolta in un unico posto riconosciuto e raggiungibile da tutta l’azienda;
- controllo costi per budget evento e spese grazie alla gestione dell’anagrafica degli eventi formativi e del budget ad essi destinati, è possibile avere un controllo ed una panoramica sempre aggiornata sui costi sostenuti;
- flusso di comunicazione facilitato tra la sede, il personale che organizza l’evento formativo e le agenzie viaggi per la gestione dei partecipanti all’evento formativo.